Personvernerklæring for Dr Holms Hotel

1. Innledning

Vi på Dr Holms Hotel behandler dine personopplysninger i forskjellige sammenhenger, for eksempel når du bestiller tjenester av oss, overnatter på vårt hotell, bruker tjenester vi leverer og i enkelte andre sammenhenger. I vår personvernerklæring finner du mer informasjon om vår behandling av personopplysninger. Under finner du også kontaktinformasjon dersom du har spørsmål eller vil kreve innsyn.

Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende norske personopplysningsloven, heretter kalt GDPR.

2. Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger

Vårt foretak Dr Holms Hotel as, org. nr. 979 306 369, Timrehaugvegen 2, 3580 Geilo, tlf. +47 32 09 57 00, e-post post@drholms.com  er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i vårt sentrale system for booking, fakturering, internettsider, for din konto på våre internettsider og hotelldrift. Når du booker, overnatter, og betaler hos oss, er det Dr Holms Hotel as som er behandlingsansvarlig.

3. Behandling av personopplysninger knyttet til booking og opphold

I forbindelse med dine bookinger foretatt av deg selv eller av andre på vegne av deg, behandler vi de personopplysninger vi trenger for at vi skal kunne oppfylle avtalen om booking og kjøp av tjenester. Dette er opplysninger du har gitt oss direkte eller som du har gitt oss via reisebyrå eller agent. Vi behandler eksempelvis opplysninger om din identitet, dine kontaktopplysninger og din betalingsinformasjon. I noen tilfeller vil vi lagre ditt passnummer. I tillegg behandler vi andre opplysninger du måtte ha gitt oss og som har relevans for ditt opphold hos oss. Dette kan være informasjon om allergier eller om spesielle ønsker for ditt opphold. Vi registrerer alle kjøp og bestillinger du gjør hos oss som for eksempel spa, restaurant, romservice etc., for å levere slike tjenester og for at du skal kunne betale for dem.

Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen om booking med deg, og i tillegg så lenge gjeldende lovverk eller myndighet pålegger oss dette.

Vi loggfører bruk av nøkkelkort på vårt hotell. Dette gjør vi for å motvirke og oppklare kriminalitet, og av hensyn til sikkerhet, herunder brannsikkerhet. Vi lagrer loggene i 14 dager.

4. Behandling av personopplysninger for markedsføringsformål

Dersom du melder deg på våre nyhetsbrev lagrer vi og bruker vi din epostadresse til å sende deg nyheter og tilbud fra oss.

Vi vil også bruke din e-postadresse eller telefonnummer til å sende deg nyheter og tilbud innenfor regler om eksisterende kundeforhold. Vårt grunnlag er markedsføringslovgivningen.

Vi vil kontakte deg i sosiale medier etter ditt samtykke eller innenfor eksisterende kundeforhold. For å bruke sosiale medier som kommunikasjonskanal må vi levere ut din e-postadresse eller ditt telefonnummer til det sosiale mediet. Vårt grunnlag for dette er samtykke eller legitime interesser.

Du kan til enhver tid trekke tilbake samtykker du har gitt oss.

Du kan også reservere deg mot å motta markedsføring i eksisterende kundeforhold. Dette gjør du ved å sende en epost til post@drholms.com.

5. Behandling av personopplysninger for utvikling, feilsøking og sikkerhet

Vi vil behandle data som inkluderer personopplysninger for å gjøre feilsøking og rette feil, forbedre tjenestene våre og teknologien vi bruker og for å analysere bruk og brukeradferd. Videre vil vi behandle personopplysninger for å verifisere din identitet, herunder verifisere identitet i forbindelse med din bruk av våre digitale tjenester.

Vi anonymiserer data eller utarbeider statistikk så langt vi klarer, men vil også måtte behandle personopplysninger for utviklings-, feilsøkings-, statistikk- og sikkerhetsformål.

6. Behandling av personopplysninger for øvrig

Ved konkurranser eller andre aktiviteter som du kan delta på vil vi behandle personopplysninger som navn og kontaktinformasjon når dette er nødvendig for eksempelvis å registrere hvem som deltar, og deretter trekke ut en eller flere vinnere. Vi vil så langt det er mulig informere konkret om dette ved din deltakelse i konkurranser eller andre aktiviteter.

Dersom du kontakter vår kundeservice eller på annen måte henvender deg til oss med forespørsler, vil vi behandle personopplysninger du gir så langt det er nødvendig for å besvare og loggføre din henvendelse. Vi fører også liste over hvilke nyhetsbrev og tilbud vi sender ut samt hvorvidt disse åpnes. Grunnlaget for dette er legitime interesser eller for å oppfylle avtaler med deg eller besvare dine henvendelser. De legitime interessene er å utøve god kundepleie og å tilpasse mengden nyhetsbrev som sendes ut.

Ut over behandling beskrevet i vår personvernerklæring eller basert på ditt samtykke, vil vi i noen tilfeller måtte eller kunne behandle personopplysninger når gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol pålegger oss eller tillater oss dette.

7. Behandling av personopplysninger om våre leverandører, bedriftskunder og kontakter i næringslivet

Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner hos våre leverandører, bedriftskunder, samarbeidspartnere, deltakere på våre arrangementer rettet mot næringslivet samt andre personer som opptrer i næringsvirksomhet. Dette gjør vi for å kunne jobbe effektivt, inngå og håndheve kontrakter, rekruttere, drive virksomheten vår og utvikle vår virksomhet og vårt profesjonelle nettverk. Slike opplysninger utgjøres typisk av navn, kontaktinformasjon, stilling, bedrift, kompetanse, forretningsmessige interesser og deltakelse på våre arrangementer for næringslivet eller tidligere utvist interesse for oss og våre ansatte.

Vi lagrer slike opplysninger så lenge vi vurderer at personen er en forretningskontakt med oss.

Grunnlaget for dette er legitime interesser.

8. Utlevering av personopplysninger og lovpålagt behandling

Vi leverer ikke ut dine personopplysninger til tredjepart, med mindre du har samtykket til dette, eller med mindre gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol tillater oss eller pålegger oss dette.

For ordens skyld opplyser vi om at vår bruk av databehandler for å behandle opplysninger på vegne av oss, ikke regnes som utlevering.

9. Innhenting av personopplysninger fra andre

For å sørge for at vi har riktige opplysninger om deg, kan vi vaske dine opplysninger mot andre kilder som telefonkatalog, folkeregister og liknende. Det kan i noen tilfeller være aktuelt å kreditt sjekke våre kunder, hvilket betyr innhenting av kreditt-data fra andre kilder. Vi henter inn demografiske opplysninger som alder, kjønn og språk fra andre kilder. Vi henter inn opplysninger fra våre samarbeidspartnere og fra andre deler av konsernet vårt når dette er lovlig og nødvendig for leveranse av tjenester og kommunikasjon til deg.

10. Dine rettigheter

Du som person har flere rettigheter etter personopplysningsregelverket.

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.

Dersom du ønsker innsyn i vår behandling av dine persondata eller andre henvendelser kan du sende oss en epost: post@drholms.com. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi kommer til å be deg bekrefte din identitet eller be deg oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette må vi gjøre for å forsikre oss om at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

11. Personvern klage

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet i Norge. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider www.datatilsynet.no.

12. Bruk av databehandler

Vi bruker flere databehandlere for å kunne leverer våre tjenester til deg. Vår største databehandler er vårt bookingsystem Protel. Vår channel manager er BookVisit.

13. Endringer i personvernerklæring eller i behandling

Vi jobber kontinuerlig med utvikling og forbedring av våre tjenester overfor våre kunder. Dette vil kunne endre måten eller omfanget av vår behandling av personopplysninger. Informasjonen vi gir gjennom denne personvernerklæringen vil derfor justeres og oppdateres med ujevne mellomrom. Vi vil dessuten endre personvernerklæringen når nye regler eller myndighetspraksis gjør det nødvendig.